Thư Ký Dự Án Làm Gì

  -  
Thư ký dự án (Project Secretary) cung cấp hỗ trợ hành chính cho nhóm dự án ở nhiều ngành khác nhau. Nhiệm vụ của thư ký bao gồm các công việc như làm giấy tờ, đặt hàng thiết bị, lập và xử lý hóa đơn, tổ chức cuộc họp và sắp xếp các chuyến du lịch, công tác cho thành viên khác trong nhóm. Thông thường, thư ký dự án làm việc tại văn phòng, có thể làm toàn thời gian hoặc bán thời gian, đặc biệt là tăng ca khi dự án gần đến ngày hoàn thành.
Project Secretary (Thư ký dự án) phù hợp với những người có kỹ năng tổ chức tốt, khả năng làm việc nhóm đồng thời có kỹ năng giao tiếp tốt và luôn có sáng kiến tạo động lực trong công việc. Loại hình tổ chức sẽ quyết định chính xác đến vai trò và trách nhiệm của một thư ký dự án. Đây là công việc đòi hỏi ứng viên cần có trình độ và kỹ năng mềm tốt. Dù bạn ứng tuyển vị trí thư ký dự án hay thư ký tổng giám đốc thì ngoại hình cũng vô cùng quan trọng. Để đi tìm câu trả lời cho câu hỏi thư ký giám đốc xinh thôi đã đủ chưa, bạn đọc đừng bỏ lỡ thông tin chúng tôi cập nhật nhé. Dựa trên danh sách việc làm chúng tôi phân tích, nhiệm vụ của thư ký thường gồm những công việc dưới đây.
*

Lưu giữ tất cả tài liệu, hồ sơ, hợp đồng và hóa đơn quan trọng một cách ngăn nắp, hợp lý là một khía cạnh quan trọng trong vai trò của thư ký dự án. Họ triển khai hệ thống lưu trữ để tìm lại dễ dàng và nhanh chóng khi cần đến.

Bạn đang xem: Thư ký dự án làm gì


Thư ký dự án liên hệ với các nhà cung cấp để đặt hàng thiết bị sử dụng cho các dự án và văn phòng, bao gồm phần mềm máy tính, trang thiết bị và đồ dùng văn phòng phẩm.
Project Secretary lập và thanh toán hóa đơn cho nhà thầu, khách hàng và nhà cung ứng trang thiết bị hay nguyên vật liệu của dự án. Họ xử lý các khoản thanh toán và đảm bảo hóa đơn được trả đúng hạn.
Thư ký dự án sắp xếp và chuẩn bị các cuộc họp của công ty cả trong và ngoài văn phòng, trong đó có quản lý lịch trình các cuộc họp và hội nghị cho toàn đội, báo đến nhân viên dự án khác.

Xem thêm: Chromesearch.Win Là Gì - Chrome Search Hijacked By Chromesearch


Thư ký dự án cần đánh máy và sử dụng máy tính thành thạo, là một người quyết đoán, có khả năng ưu tiên công việc hiệu quả, đồng thời có kỹ năng viết tốt. Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên cho vị trí này có bằng cử nhân chuyên ngành thư ký, quản trị kinh doanh hay ngành tương tự, cũng như các kỹ năng sau đây:
Công việc của thư ký dự án liên quan nhiều đến sử dụng máy tính, từ trả lời email cho đến đánh máy, lập hóa đơn, cập nhật bảng tính, do đó ứng viên cần có kỹ năng công nghệ tốt để sử dụng các phần mềm mới nhanh chóng.
Project Secretary thường phải tiếp đón khách hàng, trả lời điện thoại và giao tiếp với cấp trên, nếu không có kỹ năng giao tiếp và tương tác tốt sẽ không thể đảm nhận công việc.
*

Thư ký dự án đảm nhận từ lưu trữ tài liệu, hồ sơ đến hoàn thành mọi công việc đúng thời hạn để dọn dẹp văn phòng luôn ngăn nắp. Vì vậy, kỹ năng tổ chức công việc tốt sẽ mang đến nhiều thuận lợi và thành công cho người ở vị trí này.

Xem thêm: Tra Tæ°Ì€ " Contrail Là Gì Trong Tiếng Việt? Please Wait


Thư ký dự án không chỉ chịu trách nhiệm quản lý thời gian của mình mà còn cả thời gian của quản lý, từ việc kiểm tra lịch họp đến lịch trình trong một vài tháng tới.